Appel à projets « ESUP’Innov 2025»

Présentation générale

L'association ESUP-Portail, créée en 2008, est un consortium qui œuvre à la mutualisation d’expertises et au développement de solutions numériques open source pour l'enseignement supérieur. Elle favorise la coopération entre établissements en proposant des outils centrés sur les besoins des utilisateurs : étudiants et personnels.  ESUP-Portail promeut l'utilisation de logiciels libres, assurant la pérennité et l'évolution des outils grâce à une communauté active de développeurs et d'utilisateurs. Elle regroupe plus de 80 établissements, représentant plus de 80% des usagers de l'ESR.

Cet appel à projets doit permettre de concevoir et de mettre en œuvre de nouveaux services numériques identifiés par les établissements, mais aussi de donner une dimension nationale à des services existants dans les établissements ou d’en faire évoluer le périmètre fonctionnel. Les développements proposés devront à terme pouvoir être utilisés par toute la communauté universitaire, exclusivement fournis sous licence libre.

Les projets devront être présentés par les porteurs lors des ESUPs days d’automne 2025 et le code source des développements mis à disposition de la communauté en décembre 2026 au plus tard.

Seuls les établissements membres du consortium ESUP-Portail peuvent répondre à cet appel à projets. Tous les dossiers soumis par les membres d’un établissement devront être connus et soutenus par le représentant officiel ESUP-Portail de l’établissement.

Les projets déposés auront pour ambition de fournir aux étudiants et/ou aux personnels des services numériques facilitant leur vie ou leur activité en lien avec l’établissement.

Les réponses devront tenir compte de l’écosystème numérique de l’ESR et présenter des solutions/dispositifs interopérables avec les systèmes d’information des établissements.

Pérennité des solutions

Les solutions soutenues seront proposées à la communauté par ESUP-Portail. Dans leur réponse les candidats proposeront les modèles de maintenance et d’évolution de la solution après la période de soutien par l’AAP.

Modalités de candidature

Seuls les établissements adhérents d’ESUP-Portail peuvent candidater, un établissement peut présenter plusieurs projets. Tout projet devra être connu et soutenu par le représentant ESUP-Portail de l’établissement.

Les projets portés par plusieurs établissements devront être présentés par l’établissement porteur. N’hésitez pas à souligner vos partenariats lors du dépôt du projet pour accroître les chances de sélection.

Le soutien d’ESUP-Portail au projet sera limité à 35 000€ par projet pour un an (non renouvelable dans le cadre de l’AAP). Plusieurs projets seront sélectionnés, dans la limite d’une enveloppe globale de 100K€.

Les dépenses éligibles devront être exclusivement dédiées au projet, et peuvent être de différentes natures :

• Masse salariale : développeur, coordination technique, expert fonctionnel, etc.
• Prestation : développement, ergonomie, sécurité, découplage du SI de l’établissement, etc.

Les candidatures devront :

• Décrire les objectifs et finalités du projet proposé,
• Identifier et décrire de façon précise les bénéfices attendus pour le(s) public(s) cible(s),
• Décrire les moyens engagés pour assurer la continuité du projet après la période de financement,
• Détailler le budget justifiant la demande de financement
• Expliciter le calendrier de mise en œuvre du dispositif.

Les dossiers de candidature ne devront pas dépasser 5 pages, annexes comprises. L’ensemble des documents est à déposer sur la plateforme de promotion et de dépôt des candidatures : https://esup-innov2025.sciencescall.org

Suivi et fin de projet 

Dans le cadre du suivi de cette action par ESUP-Portail, des informations relatives à l’avancée du projet seront à fournir.

Le code source devra être mis à disposition dans le dépôt github ESUP-Portail avec une licence choisie en concertation avec la coordination technique d’ESUP-Portail. Les documentations (technique et utilisateur) devront également être disponibles publiquement.

ESUP-Portail demandera à l’établissement porteur de présenter ses travaux à la communauté ESR, notamment dans le cadre des ESUP Days d’automne 2025 puis  également après la fin du projet.

La coopération entre ESUP-Portail et l’établissement sera encadrée par une convention signée par les 2 parties. Les modalités de justifications des dépenses seront décrites dans la convention. Le financement sera reparti selon les modalités suivantes :

• 70 % au démarrage du projet ;
• 30 % en fin de projet sur présentation d’un rapport final.

Sélection des candidatures

Chaque projet fait l’objet d’une instruction par un jury, dont la composition a été validée par le bureau d’ESUP-Portail. Composé de membres du comité de direction et de la coordination technique d’ESUP-Portail, ainsi que de représentants d’associations professionnelles de l’ESR.

Le jury se fonde sur une grille de critères de sélection pour évaluer les projets et sélectionner les lauréats.

Les critères suivants seront utilisés :

• La pertinence du projet pour la communauté,
• La valeur ajoutée en termes d’impact sur les étudiants et/ou personnels  (effet transformant, nombre d’étudiants impactés, etc.),
• L’intégration dans l’écosystème numérique de l’ESR
• La couverture fonctionnelle du produit par rapport à l’écosystème numérique existant de l’ESR

Calendrier

Date limite de dépôt des dossiers de candidature : 7 avril  2025 à 12h, heure de Paris

Annonce des projets lauréats : second trimestre 2025

Date limite de fin des projets : 31 décembre 2026

Pour candidater, connectez-vous sur le site (en haut à droite de cette page). Si nécessaire, créez un compte, puis déposez votre dossier.

Contact : esup-innov2025@sciencesconf.org